Ki dolgozik, ki van szabadságon, ki ért be? Egy helyen látod.
Megcsinálod a heti beosztást, a csapat a telefonján kér szabadságot, te egy koppintással jóváhagyod. A munkatársak a Bookinda Business alkalmazásban jelentkeznek be és ki, a heti kimutatás pedig magától összeáll, késéssel és túlórával együtt.
- Heti és havi beosztás, ismétlődő heti vagy kétheti mintával
- Szabadságkérés jóváhagyással, éves kerettel és szabályokkal
- Be- és kijelentkezés helymeghatározással telephelyenként
- Gyanús bejelentkezések megjelölése, vezetői javítás indoklással
- Heti munkaidő-kimutatás késéssel, korai távozással, túlórával
A heti beosztás egy rácson
Soronként a munkatársak, oszloponként a napok. Rákoppintasz egy napra, beírod a munkaidőt, vagy választasz a gyors idősávok közül. Ha valaki ebédszünetet tart, a napját két szakaszra bontod. Amit beírsz, az online foglalásban is azonnal érvényes.
- Heti és havi nézet, telephelyenként
- Napi két szakasz, köztük a szünettel
- Gyors idősávok a gyakori műszakokhoz
- Szabadnap, szabadság, képzés, ünnepnap a rácsban
- Eszköz a napra, ha valaki egy adott széken vagy kabinban dolgozik
Egy háromfős fodrászatban Réka hétfőn és kedden délelőtt, csütörtökön és pénteken délután dolgozik. A foglalóban a vendégek pontosan ezekre az időkre tudnak hozzá foglalni.
Ismétlődő minta, hogy ne kelljen minden héten újra
Ha valaki minden héten ugyanúgy dolgozik, megadod egyszer a heti mintáját, és a Bookinda hetekre előre beírja. Váltott műszaknál két hetet adsz meg, A és B hetet, ezek váltják egymást.
- Heti vagy kétheti rend
- Hetekre előre, kezdő és záró dátummal
- A külön beosztott nap felülírja a mintát
- Mintánként napi két szakasz
Bence egyik héten délelőttös, a másikon délutános. Az A és B hetet egyszer állítod be, a többit a minta intézi.
Gyorsítók, amikor sürget az idő
A múlt heti beosztást egy gombbal áthozod, a nyitvatartás szerint kitöltöd a hetet, vagy egy kolléga hetét átmásolod valaki másra. Ha eddig Excelben vezetted a beosztást, a havi táblázatodat feltöltöd, és a neveket a Bookinda párosítja a munkatársaiddal.
- Előző hét másolása
- Kitöltés a nyitvatartás szerint
- Hét másolása másik munkatársról
- Hét ürítése, jövőbeli beosztás törlése
- Importálás Excelből, jelszóval védett fájlból is
Ütközésfigyelés, közzététel, e-mail a csapatnak
Ha valaki két telephelyen is be van osztva ugyanarra az időre, a Bookinda szól, és te döntöd el, mented-e mégis. A webes műszaktervezőben a hetet egy gombbal teszed közzé, a kész beosztást pedig e-mailben is kiküldheted: mindenki a saját hetét kapja, a saját címére.
- Ütközés jelzése több telephely között
- A hét közzététele egy gombbal
- Heti beosztás e-mailben, munkatársanként
- Excel-export a havi rácsból
- Megosztás CSV-ben, Excelben vagy PDF-ben a telefonról
Varga Lili csütörtökön a Budai üzletben is be van osztva 12:00-20:00
Szabadságkérés, jóváhagyás egy koppintással
A munkatárs a Bookinda Business alkalmazásban kér szabadságot, egész napra vagy csak egy délutánra. Te látod a kérést, és ha arra a napra már vannak foglalásai, azt is. Jóváhagyod, vagy elutasítod egy rövid üzenettel. A jóváhagyott napra a naptárban senki nem tud hozzá foglalni.
- Szabadság, betegszabadság, fizetés nélküli, képzés
- Szülési és apasági szabadság, egyéb távollét
- Egész nap vagy a nap egy része
- Jelzés, ha a kért napokra már van foglalás
- Elutasítás üzenettel, visszavonás a munkatárs részéről
- Te is rögzíthetsz szabadságot bárkinek
Dóra novemberre kér egy hetet. Látod, hogy arra a hétre három vendége van, ezért előbb átteszed őket, aztán jóváhagyod. A naptárban onnantól zárolva van a hét.
Szabályok és éves keret, hogy ne kelljen fejben tartani
Szabadság-szabályokat állíthatsz be, például külön a teljes és a részmunkaidősöknek. Megadod, évente hány nap jár, átvihető-e a maradék, és mennyivel előre kell kérni. Bizonyos típusokat automatikusan is jóváhagyhatsz.
- Éves napok: szabadság, betegszabadság, egyéb
- Átvihető napok, felső határral
- Minimális bejelentési idő, betegszabadságnál nem
- Automatikusan jóváhagyott típusok
- Egyéni keret munkatársanként, fél napra pontosan
- Szabadságnaptár: ki mikor nincs bent
Be- és kijelentkezés a telefonról
A munkatárs reggel megnyitja a Bookinda Business alkalmazást, kiválasztja a telephelyet, és bejelentkezik. Napközben szünetet indít, rövidet vagy ebédszünetet, este kijelentkezik. Közben látja, mennyit dolgozott aznap.
- Bejelentkezés telephelyenként
- Rövid szünet és ebédszünet
- A szünet nem számít bele a munkaidőbe
- Kijelentkezéskor a nyitott szünet is lezárul
- Saját heti kimutatás a munkatársnak
Helymeghatározás és gyanús bejelentkezések
Telephelyenként megadod, kell-e helyadat, és mekkora sugáron belül fogadod el a bejelentkezést. A távolságot a szerver számolja, nem a telefon. Ha a helyadat gyanús, például a telefon hamis helyet jelez, a Bookinda megjelöli, vagy a beállításod szerint el sem fogadja.
- Sugár méterben, telephelyenként
- Tiltás vagy megjelölés a sugáron kívül
- Jelzés hamis, régi vagy pontatlan helyadatnál
- Jelzés új, közös vagy váltott telefonnál
- Elutasított kísérletek listája
- Sok elutasított próbálkozás után várnia kell
Bence 640 méterre az üzlettől jelentkezett be, mert a parkolóból indult. Megnézed, és indoklással elfogadod. A bejegyzés onnantól nem vár átnézésre, az indoklásod pedig megmarad mellette.
Heti munkaidő-kimutatás, magától
Minden munkatárs hetét egymás mellett látod: mikorra volt beosztva, mikor jött és ment, mennyit dolgozott ténylegesen. A Bookinda jelzi a késést és a korai távozást, és kiszámolja a napi 8 óra feletti túlórát.
- Beosztás és tényleges munkaidő egymás mellett
- Késés és korai távozás 5 perc tűréssel
- Túlóra a napi 8 óra felett
- Szünetek, napi és heti összesítés
- CSV-export a weben, megosztás a telefonról
A kimutatást CSV-ben letöltöd, és átküldöd a könyvelődnek. Nem kell a füzetből összeadni az órákat.
| Nap | Beosztás | Ledolgozva | |
|---|---|---|---|
| Hétfő | 9:00-17:00 | 8 óra 15 perc | +15 perc túlóra |
| Kedd | 9:00-17:00 | 7 óra 18 perc | 12 perc késés |
| Csütörtök | 12:00-20:00 | 7 óra 30 perc | Rendben |
| Péntek | 12:00-20:00 | 6 óra 40 perc | Korán ment |
Vezetői javítás és pult mód, a zsebedben is
Ha valaki elfelejtett kijelentkezni, kijavítod az időpontot, egy rövid indoklással. A javított bejegyzés meg van jelölve, így később is látszik. A Csapat listából te is be- és kiléptethetsz bárkit, például ha a telefonja otthon maradt. Mindez megvan a Bookinda Business alkalmazásban.
- Ki van bent most, ki szünetel
- Be- és kiléptetés a vezető telefonjáról
- Javítás kötelező indoklással
- Megjelölés elfogadása indoklással
- Beosztás, szabadság és munkaidő az alkalmazásban is
Te döntöd el, mennyire szigorú a bejelentkezés
Telephelyenként választhatsz, az üzleted jellegéhez igazítva.
Átmegy, de látod
Bekapcsolod a helymeghatározást és megadod a sugarat. Ha valaki távolabbról vagy gyanús helyadattal jelentkezik be, átmegy, de a bejegyzés megjelölve vár rád.
A távolabbi bejelentkezés átmegy, de megjelöljük.
Apróságok, amik a mindennapokban számítanak
A beosztás, a szabadság és a munkaidő a naptárral és a foglalóval együtt működik.
A foglaló a beosztásból dolgozik
Akkor lehet valakihez foglalni, amikor be van osztva, szabadság alatt pedig sehogy.
Részleges szabadság
Fogorvos délután? Csak azt a pár órát zárod le, a délelőtt foglalható marad.
Jogosultságok
A beosztást a tulajdonos és a vezető szerkeszti, a munkatárs csak megnézi.
Függő kérések jelzése
Az alkalmazásban látod, hány szabadságkérés vár a döntésedre.
Több telephely
Beosztás, helyadat-szabály és ütközésfigyelés telephelyenként.
Javítások nyoma
A javított és az elfogadott bejegyzés indoklása megmarad.
Ahol csapat dolgozik, műszakban
Két munkatárstól a több telephelyes üzletig.
Fodrászatok és borbélyok
Délelőttös és délutános műszak, váltott hetekkel.
Kozmetikák
Kabinonként beosztás, szabadság jóváhagyással.
Műkörmösök
Rugalmas napok, gyors idősávokkal beírva.
Masszázs és wellness
Hosszú nyitvatartás, napi két szakasz szünettel.
Szoláriumok és stúdiók
Recepciós műszakok, bejelentkezés a telephelyen.
Több telephelyes üzletek
Ütközésfigyelés a telephelyek között, külön helyadat-szabály.
Így megy egy hét a gyakorlatban
Egy négyfős fodrászatban, a vezető szemével.
Hétfő reggel: beosztás
Áthozod a múlt hetet, átírsz két napot, és mindenkinek elküldöd a saját hetét e-mailben.
Bejelentkezés
Réka 8:52-kor bejelentkezik az alkalmazásban, a telephelyen belül, megjelölés nélkül.
Szabadságkérés
Dóra novemberre kér egy hetet. Látod a foglalásait, átteszed őket, és jóváhagyod.
Megjelölt bejegyzés
Bence a parkolóból jelentkezett be. Megnézed, és indoklással elfogadod.
Elfelejtett kijelentkezés
Lili este nem jelentkezett ki. Reggel 17:00-ra javítod, rövid indoklással.
Hét végén: kimutatás
Megnézed, ki késett, ki dolgozott túl, és letöltöd CSV-ben a könyvelőnek.
Amit a beosztásról és a munkaidőről kérdezni szoktak
Ha valami nem derül ki, írj nekünk, szívesen segítünk.
Legyen rend a beosztásban, papír nélkül
Írd be a jövő heti beosztást pár perc alatt, és nézd meg, hogyan látja a csapatod a telefonján.