Naptár szinkron

A Bookinda időpontjait összekötheted a saját naptáraddal. A foglalásaid így ott is megjelennek, a naptáradban lévő saját programjaid pedig (ha szeretnéd) lezárják a foglalható időt a Bookindában.

Hol találod

A weben: Bővítmények → Naptár szinkron.

A Bookinda Business appban: Bővítmények → Integrációk fül → Naptár szinkron. Az appban ugyanazt állíthatod, mint a weben: naptárt cserélhetsz, azonnal frissíthetsz, kapcsolhatod az elfoglaltság átvételét (Google-nál a naptárban végzett módosítások visszavételét is), áttöltheted a meglévő időpontokat, minden kapcsolatnál beállíthatod, mi látszik a naptárban, az iCal linket szüneteltetheted, és bonthatod a kapcsolatot.

Mind az öt lehetőség minden csomagban benne van, a Solóban is.

Az öt lehetőség

Google, Outlook és Apple (oda-vissza)

• Kifelé: az új, áthelyezett és lemondott foglalás magától frissül a választott naptárban. Csak a foglalások mennek át, a szünetek és a blokkidők nem. Az esemény a foglalás saját végéig tart, a foglalás utáni lezárt idő nélkül. A lemondott foglalás eseménye törlődik a naptárból.
• Befelé: a naptáradban lévő saját programjaid (amiket nem a Bookinda írt be) foglalt sávként jelennek meg a Bookindában. Google és Outlook esetén 5 percenként frissül, Apple esetén 15 percenként, a Szinkron most gombbal pedig azonnal.
• A Google és az Outlook bejelentkezéssel kapcsolódik. Az Apple-höz Apple ID és alkalmazásjelszó kell, ezt titkosítva tároljuk. Az Apple frissítési gyakorisága nem állítható.

iCal link (csak kifelé)

Titkos link, amire bármelyik naptáralkalmazás fel tud iratkozni. Az elmúlt 7 nap és minden jövőbeli foglalás látszik rajta, a szünetek és a blokkidők külön eseményként. A linket bármikor újra elkészítheted, ilyenkor a régi azonnal megszűnik. Hogy milyen gyakran frissül, azt a naptáralkalmazás dönti el.

Külső naptár figyelése (csak befelé)

Egy naptár ICS címét (https:// vagy webcal://) adod meg. A Bookinda 15 percenként letölti, és az eseményei foglalt sávként zárják le a kiválasztott munkatárs idejét. A Bookindából ebbe a naptárba nem kerül semmi.

Meglévő időpontok áttöltése

Amikor kiválasztod a Google, Outlook vagy Apple naptárt, a következő 120 nap már meglévő foglalásai a háttérben felkerülnek (egyszerre legfeljebb 400). Ez pár percig tarthat. Később a Meglévő időpontok áttöltése gombbal (a weben: Meglévő időpontok feltöltése) újra elindíthatod: csak azt küldi ki, ami még nincs a naptárban, így nem keletkeznek dupla események.

Ismétlődő programok

Az Apple naptárban és a figyelt külső naptárban lévő ismétlődő programok (például minden kedden 17:00) minden egyes alkalma külön lezárja az időt. A kihagyott alkalom nem zár le semmit, az áthelyezett alkalom pedig az új időpontjában zár le. A Google és az Outlook ismétlődő eseményei is alkalmanként érkeznek.

Saját naptár, munkatárs naptára, közös üzleti naptár

Saját naptáram

A saját foglalásaid kerülnek a naptáradba, és a naptárad programjai csak a TE foglalható időpontjaidat zárják le. Itt az elfoglaltság átvétele alapból be van kapcsolva.

Munkatárs naptára

A tulajdonos és a vezető a weben egy kiválasztott munkatársnak is beköthet Google vagy Outlook naptárt. Bejelentkezéskor a munkatárs saját fiókjával kell belépni. Az appban munkatársnak iCal linket lehet készíteni, a saját Google, Outlook vagy Apple fiókjába a munkatársnak kell belépnie, a saját telefonján.

Közös üzleti naptár

Minden munkatárs összes foglalása egy közös naptárba kerül, például a recepciónak. Ide egy külön, üres naptárt köss be, ne a személyes naptáradat. Figyelem: ha itt bekapcsolod az elfoglaltság átvételét, az ebbe a naptárba írt programok minden munkatárs foglalható időpontjait lezárják. Ezért új közös naptárnál ez alapból ki van kapcsolva.

Ki mit állíthat

• Munkatárs: csak a saját összekötéseit látja és kezeli.
• Tulajdonos és vezető: mindenki összekötését látja és kezeli, és csak ők köthetik be a közös üzleti naptárt.

Mit lát a vendég

Az online foglalóban a foglalt sávra eső időpont nem választható, és a foglalás véglegesítésekor a rendszer még egyszer ellenőrzi. A program címét a vendég nem látja. A Bookinda naptárában a munkatársak továbbra is foglalhatnak az ütköző időre, ilyenkor átfedésre figyelmeztető jelzést kapnak.

Mi látszik a naptárban

Minden kapcsolatnál (Google, Outlook, Apple és iCal link) külön választhatsz három szint közül, a weben a kapcsolat kártyáján, az appban a Mi látszik a naptárban? résznél:

• Teljes részletek (ez az alapértelmezés): a címben a vendég neve és a szolgáltatás. Google, Outlook és Apple naptárnál a leírásban a munkatárs, a vendég e-mail címe és telefonszáma, valamint a megjegyzések is ott vannak.
• Korlátozott: csak a szolgáltatás neve (Google, Outlook és Apple naptárnál a leírásban a munkatárs neve), vendégadat nélkül.
• Csak elfoglalt: csak annyi: „Foglalt”.

Google, Outlook és Apple naptárnál a szint módosítása után a már átküldött események a foglalás következő módosításakor frissülnek, az új foglalások már az új szinttel mennek ki. Az iCal linken a következő frissítéskor minden esemény az új szint szerint jelenik meg.

→ Részletek: Adatvédelem és hibaelhárítás

Mikor használd

1. Fodrász a saját telefonján A munkatárs beköti a saját Google naptárát. A foglalásai megjelennek a telefonja naptárában, az orvosi időpontja pedig 5 percen belül lezárja azt az időt az online foglalóban.

2. Recepciós áttekintő naptár A tulajdonos létrehoz egy üres „Bookinda üzlet” naptárt, és közös üzleti naptárként köti be. Minden munkatárs foglalása ott látszik, az elfoglaltság átvétele kikapcsolva marad.

3. iPhone és Mac Az Apple iCloud összekötéssel a foglalások az iPhone és a Mac Naptár appjában is megjelennek, a privát iCloud programok pedig 15 percenként lezárják az időt.

4. Csak megnézni szeretnéd Egy iCal linkkel bármelyik naptáralkalmazásban látod a foglalásaidat, „Csak elfoglalt” szinten vendégnevek nélkül.

Tippek

• A befelé irányú szinkron nem pillanatnyi. Ha sürgős, nyomd meg a Szinkron most gombot.
• Az egész napos programok nem zárnak le időt. Szabadnapra a Bookinda saját blokkidejét használd.
• A közös üzleti naptárba ne a személyes naptáradat kösd be, mert bekapcsolt átvételnél az egész üzletet lezárhatja.
• A Bookinda nem veszi vissza a saját eseményeit, így a foglalásaid nem duplázódnak foglalt sávként.

Kapcsolódó cikkek

• Google Naptár beállítása
• Outlook / Microsoft 365 kétirányú szinkron
• Apple Naptár (iCloud) kétirányú szinkron
• iCal link
• Kétirányú szinkron és foglalt sávok
• Adatvédelem és hibaelhárítás