Outlook / Microsoft 365 kétirányú szinkron

Ha eddig a Microsoft Bookings naptárát használtad foglalónak, áttérhetsz a Bookindára anélkül, hogy elhagynád a megszokott Outlook naptáradat. A foglalások továbbra is megjelennek az Outlook / Microsoft 365 naptáradban, az ott felvett programok pedig lezárják a foglalható időt.

Miért érdemes váltani: a Microsoft Bookingsben nem kapcsolható ki a kötelező név és telefonszám. A Bookinda online foglalójában beállíthatod, hogy csak e-mail címet kérjen (vagy bármilyen mezőkombinációt), így gyorsabb a vendégnek.

Hol találod

Bővítmények → Naptár szinkron → Outlook / Microsoft 365 (az appban: Naptár szinkron → Új → Outlook, Microsoft 365).

Beállítás (Microsoft bejelentkezés)

1. Válaszd ki, kinek a naptárát kötöd be: Saját naptáram, Közös üzleti naptár, vagy (tulajdonosként, vezetőként) egy munkatárs naptára. Munkatársnál az ő Microsoft fiókjával lépj be.
2. Kattints a Csatlakoztasd Microsoft fiókkal gombra, jelentkezz be (céges Microsoft 365 és személyes outlook.com is jó), és engedélyezd a naptár-hozzáférést.
3. Visszatérsz a Bookindába: válaszd ki, melyik Outlook naptárba kerüljenek a foglalások.
4. Kész, az állapot „Aktív”. A következő 120 nap meglévő foglalásai a háttérben felkerülnek (legfeljebb 400).

Kétirányú működés

• Kifelé (Bookinda → Outlook): az új, áthelyezett és lemondott foglalás magától frissül a választott Outlook naptárban, a lemondott foglalás eseménye törlődik. Csak a foglalások mennek át, az esemény a foglalás saját végéig tart, a foglalás utáni lezárt idő nélkül. A Bookinda a saját eseményeit felismeri, így nem veszi vissza őket.
• Befelé (Outlook → Bookinda): ha bekapcsolod az Outlook-programok lezárják a foglalható időpontokat kapcsolót, a fő naptáradban és a kiválasztott naptárban lévő saját programjaid foglalt sávként jelennek meg, és arra az időre nem lehet online foglalni. 5 percenként frissül, a Szinkron most gombbal azonnal. Saját naptárnál alapból be van kapcsolva, közös üzleti naptárnál ki.
• Az egész napos, a szabadnak jelölt és a feltételes programok nem zárnak le időt. A Bookinda 60 napra előre néz.

Mi kerül az Outlook naptárba

Teljes részletek szinten (ez az alapértelmezés) az esemény címe a vendég neve és a szolgáltatás, a leírásban a munkatárs, a vendég elérhetősége és a megjegyzések. A kártya Adatvédelem részén (az appban: Mi látszik a naptárban?) válthatsz Korlátozott (csak a szolgáltatás neve) vagy Csak elfoglalt („Foglalt”) szintre. A már átküldött események a foglalás következő módosításakor frissülnek, az új foglalások már az új szinttel mennek ki. Ha a naptárat mások is látják, válassz a foglalásoknak külön naptárt, vagy a „Csak elfoglalt” szintet.

Hatókör

• Saját naptáram: csak a saját foglalásaid, és a programjaid csak a te idődet zárják le.
• Közös üzleti naptár: az összes foglalás egy közös Outlook naptárba. Csak a tulajdonos és a vezető kötheti be. Ha itt bekapcsolod az átvételt, az ide írt programok minden munkatárs idejét lezárják.

Alternatíva: iCal feliratkozás (Microsoft bejelentkezés nélkül)

Ha nem akarsz fiókot összekötni, az Outlookban a Naptár publikálása funkcióval készíts egy ICS linket, és illeszd be a Bookindában az Alternatíva: iCal feed feliratkozás résznél, a kiválasztott munkatárshoz.

• Ez egyirányú: az Outlook programjai foglalt sávként lezárják az időt, de a Bookinda foglalásai nem kerülnek vissza.
• 15 percenként frissül, az ismétlődő programok minden alkalma külön zár le.
• A másik irányhoz (Bookinda → Outlook) használd a Bookinda saját iCal linkjét, amire az Outlook fel tud iratkozni.
• A teljes értékű megoldás a fenti kétirányú Microsoft kapcsolat.

Szcenáriók

1. Váltás a Microsoft Bookingsről Az üzlet eddig a Microsoft Bookingst használta, de zavarta a kötelező név és telefonszám. Átáll a Bookindára (csak e-mail cím a foglaláshoz), és a Microsoft fiók összekötésével a foglalások továbbra is a megszokott Outlook naptárban látszanak.

2. Közös üzleti naptár A tulajdonos közös üzleti Outlook naptárt köt be, így egy naptárban látja a teljes üzlet napját.

3. Orvosi időpont A munkatárs felvesz egy programot az Outlook naptárába. Legfeljebb 5 perc múlva erre az időre nem lehet online foglalni.

Hibaelhárítás

• Nem jelennek meg a foglalások: ellenőrizd, hogy választottál-e naptárt (az állapot ne „Naptár kiválasztásra vár” legyen). A korábbi foglalásokat a Meglévő időpontok feltöltése gombbal küldheted ki.
• Leállt a kapcsolat: ha a Microsoft visszavonta a hozzáférést, vagy az lejárt, a Bookinda egyszer értesít (harang és e-mail), és a kártyán megjelenik az Újracsatlakoztatás gomb. Jelentkezz be ugyanazzal a Microsoft fiókkal, leválasztani nem kell. Más hibánál válaszd le és kösd be újra.
• Lassú frissítés befelé: a programok 5 percenként érkeznek, sürgős esetben használd a Szinkron most gombot.
• Leválasztás: a már beírt események az Outlook naptárban maradnak. Az alkalmazás hozzáférését a Microsoft fiókodban vonhatod vissza.

Kapcsolódó cikkek

• Naptár szinkron áttekintés
• Google Naptár beállítása
• Apple Naptár (iCloud) kétirányú szinkron
• Kétirányú szinkron és foglalt sávok